Elk jaar verlaten gemiddeld twee superjachten de droogdokken van de werf van Koninklijke De Vries Scheepsbouw te Aalsmeer. Luxe, op maat gemaakte jachten die zich onderscheiden door de kwaliteit van constructie, techniek en afwerking. Het vieren van mijlpalen verloopt soepel en de klant en haar vertegenwoordiging worden dankzij jouw goede voorbereiding met alle egards ontvangen als zij de werf bezoeken.

Je komt te werken in een dynamisch projectteam, waar je de projectleider en projectmanagers ondersteunt in hun werkzaamheden. Daarnaast maak je deel uit van het team van project assistenten, een hecht en saamhorig team dat voor elkaar klaarstaat en helpt.

Onze jachten worden in drie tot vier jaar gebouwd, van ontwerp tot en met oplevering. Samen met het projectteam ben jij de drijvende kracht achter het bouwproces. Dit is wat je gaat doen:

• Agendabeheer. Als project assistent ondersteun je de projectleider en het projectteam bij het plannen en structureren van hun werkzaamheden. Je bent verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheren van de agenda’s en zorgt ervoor dat overleggen, afspraken en terugkerende momenten tijdig en logisch worden ingepland. Daarbij houd je rekening met beschikbaarheid van betrokkenen en de samenhang tussen verschillende activiteiten. Je signaleert proactief knelpunten in de verschillende agenda’s. Door jouw overzicht en nauwkeurigheid ontstaat rust en structuur, waardoor de projectleider en het team zich kunnen focussen op de operatie.
• Voortgangsrapportages en notulen. De start van een nieuw project! Vanaf dat moment ben jij de beheerder van het projectdossier. Dit betekent niet alleen dat je notuleert en belangrijke afspraken vastlegt, maar ook dat je zorgt voor duidelijke en overzichtelijke voortgangsrapportages (14 in totaal). Hierin geef je de status van het project weer: jij verzamelt alles wat relevant is qua budget, planning en klantafspraken. Dit doe je snel en efficiënt met M365-tools zoals Word en Excel. Je weet precies hoe je een draaiboek, een tabel of inhoudsopgave moet opstellen, en hebt oog voor detail.
• Organisatie van mijlpalen. Grote momenten zoals de kick-off van een nieuw project, kiellegging, ‘water in het dok’ en de doop- of naamceremonie zijn niet zomaar mijlpalen, maar feestelijke gebeurtenissen! Jij zorgt voor de organisatie van deze grote en kleine evenementen. Een doop- of naamceremonie is het hoogtepunt, vaak met honderden gasten: van de klant en zijn familie tot medewerkers (collega’s) en hun partners en kinderen. Jij bent de organisator achter de schermen: van catering en artiesten tot uitnodigingen en alles wat erbij komt kijken.
• Klantbeleving. De ene klant (eigenaar) komt maandelijks, de ander zo’n twee keer per jaar, maar jij zorgt ervoor dat alles elke keer weer perfect geregeld is. Van de vergaderruimtes tot de lunches en diners: het moet een unieke belevenis zijn. Daarnaast ben je aanspreekpunt voor de klantvertegenwoordigers, de crew (bemanning) en de kapitein en zorg je ervoor dat ook hun ervaring top is. De klantvertegenwoordigers komen gedurende het bouwproces met regelmaat langs om de voortgang te bekijken en te bespreken. En vooral in het laatste bouwjaar zijn de kapitein en de crew op de werf aanwezig om alles voor te bereiden voor het varen. Jij bent de perfecte gastvrouw of gastheer: vriendelijk, behulpzaam en spreekt en schrijft goed Engels. Jij zorgt dat alles klopt!
• Ad hoc taken. En natuurlijk krijg je te maken met allerlei ad hoc taken, die je moeiteloos oppakt. Of het nu gaat om het regelen van een cadeau voor de dochter van de klant die zwanger is of het maken van een presentatie – jij weet altijd precies wat er moet gebeuren!

Jouw werk zorgt ervoor dat de projectleider optimale ondersteuning krijgt, rapportages en data altijd op de juiste plek staan en het hele projectteam zich volledig kan richten op de operatie. Kortom: Jij maakt het verschil – van de eerste stap tot het grootse eindmoment!